Er zijn een aantal redenen te bedenken om niet op kantoor te vergaderen. Verandering van spijs doet eten. Het geeft inspiratie om ergens anders te vergaderen. Soms wordt er ook voor gekozen om een vergadering te koppelen aan een teambuildingsactiviteit. Tevens is het zo dat je minder/niet gestoord wordt als je buiten de organisatie met elkaar om de tafel zit.

Door de juiste vergaderlocatie te kiezen geef je de deelnemers bovendien mee dat je de onderwerpen op de agenda serieus neemt. Je onderstreept dus dat deze prioriteit hebben. Deelnemers zullen hierdoor niet alleen minder snel geneigd zijn zich af te melden, maar ook een actievere houding aannemen door de verwachtingen die zijn geschept. Vaak zijn de kosten van een andere locatie wel (veel) hoger. Van belang is dus dat je de juiste vergaderlocatie kiest.

We geven 7 tips waar je op moet letten bij het kiezen van een geschikte vergaderlocatie.

De juiste vergaderlocatie regelen is niet altijd even makkelijk. Tegenwoordig bieden steeds meer plekken zich aan als vergaderlocatie, denk hierbij aan hotels, boten, en zelfs bossen. Toch is lang niet elke plek even geschikt.

Tip 1 | Maak een lijst met wensen en verwachtingen samen met de opdrachtgever van de vergadering

Wellicht een open deur, maar als je niet weet wat de doelstelling is van de vergadering is, wordt het zoeken van een geschikte locatie veel lastiger. De ingeschatte tijdsduur is ook van belang. Inventariseer ook waar de deelnemers vandaan komen en met welk vervoersmiddel (zie ook tip 4).

Tip 3 | Zoek voor de juiste ambiance

Het soort van vergadering is bepalend voor het soort locatie. Een bijeenkomst over een strategisch plan vraagt om een andere ruimte dan een vergadering waarbij inspiratie en outside the box-denken centraal staat. Hoe groot of klein de vergadering ook is, de juiste locatie is vaak sfeerbepalend en zorgt voor de juiste ambiance. Zorg er tevens voor dat de locatie past bij het imago van het bedrijf, zodat het bijdraagt aan een positieve ervaring bij de deelnemers.

Hieronder zie je een aantal van onze zalen. Benieuwd naar de rest van de zalen? Bekijk deze dan hier. 

Tip 4 | Kies een locatie met een goede bereikbaarheid

Voor het kunnen bijwonen van een vergadering is het daarbij van groot belang dat de locatie goed bereikbaar is. Als je een vergaderlocatie gaat zoeken, is het dus goed om te zoeken naar een locatie waarbij je zeker weet dat de deelnemers gemakkelijk op de locatie kunnen komen met fiets, auto of openbaar vervoer. Kies dus een locatie die het meest centraal en goed bereikbaar is voor alle deelnemers. Kijk dus –indien nodig- naar vergaderlocaties inclusief parkeergelegenheid die tevens een goede OV-verbinding hebben (zie ook tip 1).

Kasteel Woerden is een centraal gelegen locatie in het Groene Hart en goed bereikbaar met de auto en het openbaar vervoer. Station Woerden bevindt zich op 3 minuten loopafstand van het Kasteel en gelegen aan de A12. Daarnaast beschikt Kasteel Woerden over 50 gratis eigen parkeerplekken en ruim 600 parkeerplekken nabij het Kasteel. Meer informatie over de route en de bereikbaarheid.