Op alle door ons aangegane overeenkomsten en geleverde diensten zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden KHN van toepassing en daarnaast gelden de aanvullende voorwaarden van Kasteel Woerden. Deze voorwaarden liggen bij ons ter inzage en zijn te downloaden via www.khn.nl. De voorwaarden van Kasteel Woerden prevaleren boven die van de KHN.
Optie en reservering
Graag plaatsen wij een vrijblijvende reservering (optie). Deze reservering blijft maximaal 14 dagen van toepassing, tenzij anders staat vermeld. De optie wordt definitief als wij een voor akkoord getekende bevestiging hebben ontvangen.
Op het moment dat wij een andere aanvraag ontvangen voor de in optie genomen ruimte(s), nemen wij contact op en vragen wij binnen 24 uur een beslissing te nemen. Indien binnen deze termijn geen uitsluitsel wordt verkregen, behouden wij het recht voor de optie te laten vervallen.
Aantal gasten
Het in de overeenkomst vermelde aantal gasten beschouwt Kasteel Woerden als uitgangspunt. Het kosteloos wijzigen van het aantal gasten is mogelijk onder de volgende voorwaarden:
• Tot 2 weken voor de reserveringsdatum kan het aantal gasten naar beneden aangepast worden met 20% van het eerder opgegeven aantal gasten.
• Tot 1 week voor de reserveringsdatum kan het aantal gasten naar beneden aangepast worden met 10% van het eerder opgegeven aantal gasten.
• Binnen 1 week voor de reserveringsdatum kan het aantal gasten niet meer naar beneden aangepast worden. Indien het aantal gasten binnen 1 week voor de reserveringsdatum wordt verhoogd, dient zo snel mogelijk contact opgenomen te worden met Kasteel Woerden. Als dit aantal gasten in de accommodatie past, is dit uiteraard geen probleem.
• Een wijziging van het aantal gasten dient u schriftelijk of per e-mail door te geven aan Kasteel Woerden.
Annulering locatie, catering en materialen van Kasteel Woerden
Indien het evenement geheel of gedeeltelijk wordt geannuleerd nadat u de bevestiging heeft getekend, brengt Kasteel Woerden de volgende kosten in rekening:
• Bij annulering vóór 3 maanden voor aanvang van het event wordt 25% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.
• Bij annulering vanaf 3 maanden tot 2 maanden voor aanvang van het event wordt 50% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.
• Bij annulering vanaf 2 maanden tot 1 maand voor aanvang van het event wordt 75% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.
• Bij annulering binnen 1 maand voor aanvang van het event wordt 100% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.
Annulering diensten en materialen van derden
Eventueel meerverbruik ten opzichte van de overeenkomst (bijvoorbeeld consumpties) wordt op basis van nacalculatie doorberekend. Bij een uitloop van het evenement is Kasteel Woerden mogelijk genoodzaakt meerkosten door te berekenen voor bijvoorbeeld de zaalhuur, catering en de personeelskosten.
Meerverbruik en uitloop van het programma
Eventueel meerverbruik ten opzichte van de overeenkomst (bijvoorbeeld consumpties) wordt op basis van nacalculatie doorberekend.
Bij een uitloop van het evenement is Kasteel Woerden mogelijk genoodzaakt meerkosten door te berekenen voor bijvoorbeeld zaalhuur, catering en personeelskosten.
Programmawijzigingen
Wijzigingen in het programma, de opbouw, afbouw of planning die leiden tot extra inzet van personeel, materialen of faciliteiten kunnen leiden tot aanvullende kosten. Deze kosten worden op basis van nacalculatie aan opdrachtgever doorberekend.
Kortingen
Eventuele geoffreerde kortingen zijn geldig in relatie tot het totaal (bedrag) aan producten/diensten die in de specifieke offerte zijn opgenomen. Kasteel Woerden behoudt het recht om korting te verminderen, verwijderen indien de offerte in waarde verminderd/veranderd. Indien de reservering in zijn geheel of gedeeltelijk komt te vervallen, behoudt Kasteel Woerden het recht om genoemde korting uit de offerte te halen.
Muziek
Indien er sprake is van (levende) muziek, dienen de terrasdeuren na 22.00 uur gesloten te blijven. Gasten die even naar buiten willen kunnen na 22.00 uur gebruik maken van de binnenplaats. Geluidssterkte is mogelijk tot 95 Db en tot 02.00 uur. Een band in de Floris V / Ridderzaal is niet toegestaan. In Het Restaurant – Van Ommerenzaal en in de Van Rhenenzaal is een band met maximaal 4 bandleden toegestaan.
Versiering
- Het is niet toegestaan om confetti, serpentines, crêpepapier, rijst, rozenblaadjes, wensballonnen, rook uit rookmachines te gebruiken binnen of buiten Kasteel Woerden.
Wanneer toch één van bovenstaande materialen wordt gebruikt, is Kasteel Woerden genoodzaakt de extra schoonmaakkosten, herstelkosten en eventuele schade volledig in rekening te brengen.
• Het is wel toegestaan om de locatie te versieren met ballonnen, slingers, lampionnen, kaarsen, fakkels op basis van olie en gelpotten mits veilig opgesteld. Let op: gebruik geen ballonnen met plastic of confetti daarin aan de brug. Zo voorkomen we dat het plastic in de grachten belandt.
- Een dag voor aanvang van het event versieren is alleen mogelijk wanneer de ruimte(s) niet meer gebruikt worden voor andere evenementen en er personeel aanwezig is op de locatie. Doorgaans is er op maandag t/m zaterdag personeel aanwezig van 09.00 tot 17.30 uur. Eén week van te voren kunnen wij u informeren over de mogelijkheden.
• De versieringen en toebehoren dienen direct na afloop van het event verwijderd te worden. Het is niet toegestaan om versiering achter te laten bij Kasteel Woerden.
Vuur en vuurwerk
Alle vormen van vuur op onze toegangsbrug zijn verboden.
• Brandende kaarsen zijn alleen toegestaan wanneer deze in een pot of glas zitten en geen gevaar vormen voor de veiligheid van onze gasten en het personeel.
• Het afsteken van vuurwerk is niet toegestaan.
Schade, diefstal of vermissing
- Kasteel Woerden is een zorgvuldig gerestaureerd rijksmonument, we vragen dan ook de locatie met respect te behandelen. Het is niet toegestaan materialen te bevestigen, te boren of te timmeren. Indien er sprake is van schade, worden de herstelkosten in rekening gebracht.
• Het is alleen toegestaan materialen te bevestigen op door de eventmanager aangewezen plaatsen.
• Bij schade, diefstal of verlies van goederen is Kasteel Woerden genoodzaakt kosten in rekening te brengen.
• Kasteel Woerden is niet aansprakelijk voor verlies van en/of schade aan eigendommen van gasten of aan via derden ingehuurde materialen.
• Indien derden hun plicht tot leveren, – om welke reden dan ook – niet nakomen, is Kasteel Woerden niet aansprakelijk voor eventueel daaruit voortvloeiende schades. Voorgaande is eveneens van toepassing in geval van stopzetting, door welke reden dan ook van leveringen door openbare nutsbedrijven.
Elektrische apparatuur
Meegebrachte elektrische apparatuur dient te voldoen aan de geldende veiligheidsvoorschriften. Kasteel Woerden behoudt zich het recht voor apparatuur die naar haar oordeel onveilig is, niet toe te laten.
Beeldmateriaal
Tijdens evenementen kunnen door of namens Kasteel Woerden foto’s en videobeelden worden gemaakt voor promotionele doeleinden, waaronder publicatie op de website, sociale media en overige communicatiemiddelen.
Indien opdrachtgever hiertegen bezwaar heeft, dient dit uiterlijk voorafgaand aan het evenement schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van aanwezigen over eventuele fotografie en videoregistratie.
Gebruik van drones
Het gebruik van drones op of rondom het terrein van Kasteel Woerden is uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van Kasteel Woerden en voor zover dit wettelijk is toegestaan.
Huisregels
Alle bezoekers dienen de huisregels van Kasteel Woerden en aanwijzingen van medewerkers direct op te volgen.
Indien bezoekers zich hier niet aan houden, behoudt Kasteel Woerden zich het recht voor hen de toegang tot de locatie te ontzeggen of van het terrein te verwijderen.
Alcohol
Kasteel Woerden schenkt alcohol overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving.
Kasteel Woerden behoudt zich het recht voor geen alcohol te schenken aan personen die de wettelijke leeftijd niet hebben bereikt of aan personen die zichtbaar onder invloed zijn.
Roken
Roken is uitsluitend toegestaan op de daarvoor aangewezen plaatsen.
Dieren
Huisdieren zijn uitsluitend toegestaan na voorafgaande toestemming van Kasteel Woerden, met uitzondering van erkende hulphonden.
Oplevering van de locatie
Na afloop van het evenement dient de locatie leeg en vrij van eigendommen van opdrachtgever te worden opgeleverd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Eventuele extra opruim- of afvoerkosten kunnen aan opdrachtgever worden doorberekend.
Achtergebleven eigendommen
Kasteel Woerden bewaart achtergelaten eigendommen gedurende maximaal 30 dagen.
Na deze termijn is Kasteel Woerden gerechtigd de goederen af te voeren of te vernietigen.
Overmacht
Onder overmacht wordt onder meer verstaan:
- overheidsmaatregelen;
- pandemieën;
- epidemieën;
- oorlog;
- terrorisme;
- demonstraties;
- stakingen;
- extreem weer;
- brand;
- technische storingen;
- uitval van nutsvoorzieningen;
- internet- en netwerkstoringen;
- uitval van leveranciers;
- overige omstandigheden die buiten de invloedssfeer van Kasteel Woerden liggen.
In geval van overmacht is Kasteel Woerden niet gehouden tot vergoeding van enige schade.
Openbare orde, veiligheid en reputatie
Kasteel Woerden behoudt zich het recht voor een overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, op te schorten of een evenement te weigeren indien na het sluiten van de overeenkomst feiten of omstandigheden bekend worden waardoor:
- de openbare orde, veiligheid of gezondheid in gevaar kan komen;
- naar het oordeel van Kasteel Woerden een onevenredig veiligheidsrisico ontstaat;
- de goede naam of reputatie van Kasteel Woerden schade kan lijden;
- het evenement naar verwachting leidt tot maatschappelijke onrust, demonstraties of andere verstoringen;
- het evenement in strijd is met wet- en regelgeving.
In deze gevallen is Kasteel Woerden niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade, gevolgschade of kosten die hieruit voortvloeien.
Beperking aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van Kasteel Woerden is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel toepasselijke eigen risico.
Indien om welke reden dan ook geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het factuurbedrag van de betreffende overeenkomst.
Kasteel Woerden is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of bedrijfsschade.
Betaling
Na het definitief maken van uw reservering ontvangt u een voorschotfactuur van 70% van de reserveringswaarde. Na afloop van het event ontvangt u een restantfactuur.
Wij verzoeken u de facturen binnen acht dagen te voldoen. Indien niet aan de betalingsverplichtingen wordt voldaan, behoudt Kasteel Woerden zich het recht voor haar verplichtingen op te schorten totdat alle openstaande bedragen zijn voldaan.
