Op alle door ons aangegane overeenkomsten en geleverde diensten zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden KHN van toepassing en daarnaast gelden de aanvullende voorwaarden van Kasteel Woerden. Deze voorwaarden liggen bij ons ter inzage, zijn te downloaden via www.khn.nl. De voorwaarden van Kasteel Woerden prevaleren boven die van de KHN.
Optie en reservering
Graag plaatsen wij een vrijblijvende reservering (optie). Deze reservering blijft maximaal 14 dagen van toepassing, tenzij anders staat vermeld. De optie wordt definitief als wij een voor akkoord getekende bevestiging hebben ontvangen. Op het moment dat we een andere aanvraag ontvangen voor de in optie genomen ruimte(s), nemen wij contact op en vragen binnen 24 uur een beslissing te nemen. Indien binnen deze termijn geen uitsluitsel wordt verkregen, behouden wij het recht voor om de optie te laten vervallen.
Aantal gasten
Het in de overeenkomst vermelde aantal gasten beschouwt Kasteel Woerden als uitgangspunt. Het kosteloos wijzigen van het aantal gasten is mogelijk onder de volgende voorwaarden:
- Tot 2 weken voor de reserveringsdatum kan het aantal gasten naar beneden aangepast worden met 20% van het eerder opgegeven aantal gasten.
- Tot 1 week voor de reserveringsdatum kan het aantal gasten naar beneden aangepast worden met 10% van het eerder opgegeven aantal gasten.
- Binnen 1 week voor de reserveringsdatum kan het aantal gasten niet meer naar beneden aangepast worden. Indien het aantal gasten binnen 1 week voor de reserveringsdatum wordt verhoogd, dient zo snel mogelijk contact opgenomen te worden met Kasteel Woerden. Als dit aantal gasten in de accommodatie past, is dit uiteraard geen probleem.
- Een wijziging van het aantal gasten dient u schriftelijk of per e-mail door te geven aan Kasteel Woerden.
Annulering locatie, catering en materialen van Kasteel Woerden
Indien het evenement wordt geannuleerd nadat u de bevestiging heeft getekend, brengt Kasteel Woerden de volgende kosten in rekening:
- Bij annulering vóór 3 maanden voor aanvang van het event wordt 25% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.
- Bij annulering vanaf 3 maanden tot 2 maanden voor aanvang van het event wordt 50% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.
- Bij annulering vanaf 2 maanden tot 1 maand voor aanvang van het event wordt 75% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.
- Bij annulering binnen 1 maand voor aanvang van het event wordt 100% van de totale reserveringswaarde in rekening gebracht.
Annulering diensten en materialen van derden
Ten aanzien van de dienstverlening van derden (bijvoorbeeld met betrekking tot entertainment en materialen) gelden de door de betreffende derden gehanteerde annuleringsvoorwaarden.
Meerverbruik en uitloop van het programma
Eventueel meerverbruik ten opzichte van de overeenkomst (bijvoorbeeld consumpties) wordt op basis van nacalculatie doorberekend. Bij een uitloop van het evenement is Kasteel Woerden mogelijk genoodzaakt meerkosten door te berekenen voor bijvoorbeeld de zaalhuur, catering en de personeelskosten.
Muziek
Indien er sprake is van (levende) muziek, dienen de terrasdeuren na 22.00 uur gesloten te blijven. Gasten die even naar buiten willen kunnen na 22.00 uur gebruik maken van de binnenplaats. Geluidssterkte is mogelijk tot 95 Db en tot 02.00 uur.
Versiering
- Het is niet toegestaan om confetti, serpentines, crêpepapier, rijst, rozenblaadjes, wensballonnen, rook uit rookmachines te gebruiken binnen of buiten Kasteel Woerden. Bij het gebruik hiervan is Kasteel Woerden genoodzaakt kosten in rekening te brengen.
- Het is wel toegestaan om de locatie te versieren met ballonnen, slingers, lampionnen, kaarsen, fakkels op basis van olie en gelpotten mits veilig opgesteld.
- Een dag voor aanvang van het event versieren is alleen mogelijk wanneer de ruimte(s) niet meer gebruikt worden voor andere evenementen en er personeel aanwezig is op de locatie. Doorgaans is er op maandag t/m zaterdag personeel aanwezig van 09.00 tot 17.00 uur. Eén week van te voren kunnen wij u informeren over de mogelijkheden.
- De versieringen en toebehoren dienen direct na afloop van het event verwijderd te worden. Het is niet toegestaan om versiering achter te laten bij Kasteel Woerden.
Vuur en vuurwerk
- Alle vormen van vuur op onze toegangsbrug zijn verboden.
- Brandende kaarsen zijn alleen toegestaan wanneer deze in een pot of glas zitten en geen gevaar vormen voor de veiligheid van onze gasten en het personeel.
- Het afsteken van vuurwerk is niet toegestaan.
Schade, diefstal of vermissing
- Kasteel Woerden is een zorgvuldig gerestaureerd rijksmonument, we vragen dan ook de locatie met respect te behandelen. Het is niet toegestaan materialen te bevestigen, te boren of te timmeren. Indien er sprake is van schade, worden de herstelkosten in rekening gebracht.
- Het is alleen toegestaan materialen te bevestigen op door de eventmanager aangewezen plaatsen.
- Bij schade, diefstal of verlies van goederen is Kasteel Woerden genoodzaakt kosten in rekening te brengen.
- Kasteel Woerden is niet aansprakelijk voor verlies van en/of schade aan eigendommen van gasten of aan via derden ingehuurde materialen.
- Indien derden hun plicht tot leveren, – om welke reden dan ook – niet nakomen, is Kasteel Woerden niet aansprakelijk voor eventueel daaruit voortvloeiende schades. Voorgaande is eveneens van toepassing in geval van stopzetting, door welke reden dan ook van leveringen door openbare nutsbedrijven.
Betaling
Na het definitief maken van uw reservering ontvangt u een voorschotfactuur. Na afloop van uw event ontvangt u een restant factuur. Wij vragen u de eindfactuur binnen acht dagen te voldoen. Indien er niet voldaan wordt aan betalingsverplichtingen, behouden wij ons het recht voor om onze plicht tot leveren voor onbepaalde tijd op te schorten tot het moment dat aan alle betalingsverplichtingen is voldaan.
