Jaarlijks huisvesten, verzorgen en/of organiseren we meer dan 2000 evenementen. Een evenement of event is voor ons een georganiseerde bijeenkomst van een groep mensen, waaraan wij de locatie, catering, audio visuele middelen, decoratie, service en andere zaken toevoegen. Van een vergadering tot een productintroductie en van een bedrijfsfeest. Veelal staat bij een zakelijke bijeenkomst de bereikbaarheid (zowel over de weg als per spoor) centraal.
Bij het kiezen van een locatie voor een zakelijke bijeenkomst zijn er verschillende belangrijke overwegingen die een grote impact kunnen hebben op het succes van het evenement. Hieronder staan de belangrijkste punten om rekening mee te houden:
- Wat wil je bereiken met de bijeenkomst?
- Type bijeenkomst: Is het een formele vergadering, een congres, een training, feestelijke gebeurtenis of een informele netwerkbijeenkomst? Het doel van de bijeenkomst bepaalt de sfeer en de faciliteiten die nodig zijn.
- Interactiviteit: Als de bijeenkomst interactieve sessies bevat, zorg dan voor een ruimte die bevorderlijk is voor samenwerking en discussie.
- Centrale locatie: Kies een locatie die gemakkelijk bereikbaar is voor alle deelnemers, zeker als er mensen van buiten de stad of regio komen.
- Openbaar vervoer en parkeergelegenheid: Zorg dat er voldoende parkeerplaatsen beschikbaar zijn, of dat de locatie goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.
- Luchthaventransfers: Als er internationale deelnemers komen, zorg dan dat de locatie dicht bij een luchthaven ligt of goede verbindingen heeft.
- Grootte van de ruimte: Zorg ervoor dat de locatie voldoende ruimte biedt voor het aantal deelnemers. De zaal moet niet te klein zijn om overvolle situaties te vermijden, maar ook niet te groot, wat kan leiden tot een gebrek aan intimiteit.
- Ruimte voor breakout-sessies: Bij grotere evenementen is het handig als er meerdere ruimtes zijn voor parallelle sessies of workshops.
- Is er een garderobe voor de gasten?
- Audiovisuele ondersteuning: Controleer of de locatie beschikt over de nodige AV-faciliteiten, zoals projectoren, schermen, microfoons, en een goed geluidssysteem.
- Internetverbinding: Een sterke en stabiele Wi-Fi-verbinding is essentieel voor presentaties, live streaming, of het gebruik van online tools tijdens de bijeenkomst.
- Technische ondersteuning: Zorg ervoor dat er op de dag zelf een technische ondersteuning beschikbaar is om eventuele problemen snel op te lossen.
- Interieur en inrichting: De sfeer van de locatie moet aansluiten bij het doel en de stijl van de bijeenkomst. Een zakelijke conferentie vereist een professionele omgeving, terwijl een creatieve brainstormsessie een meer inspirerende en open ruimte kan vragen.
- Stoelen en tafels: Zijn de meubels comfortabel voor langere sessies? Let op ergonomie en de mogelijkheid om de indeling aan te passen voor verschillende activiteiten.
- Klimaatbeheersing: Een goede ventilatie, airconditioning en verwarming zijn belangrijk om een comfortabele omgeving te garanderen, ongeacht het seizoen.
- Koffiepauzes en lunch: Controleer of de locatie catering biedt, en of er opties zijn voor lunch, snacks, en drankjes. Denk ook aan dieetwensen van deelnemers, zoals vegetarische, veganistische of glutenvrije opties.
- Goede koffie en thee is voor veel gasten een must.
- Voldoende waterpunten
- Wat voor catering voeg je toe aan pauze momenten? Een healty break of een brownie energiebooster?
- Sluit een intensieve bijeenkomst af met een ontspannen moment. Een borrel of diner kan hiervoor een goede invulling zijn.
- Kwaliteit van de catering: Een goede maaltijd kan de ervaring van de deelnemers verbeteren, dus vraag naar voorbeelden van menu’s of plan een proeverij indien mogelijk.
- Indeling van de ruimte: Kan de locatie de opstelling van tafels en stoelen aanpassen aan het type bijeenkomst, zoals theaterstijl voor presentaties, U-vorm voor vergaderingen, of ronde tafels voor informele discussies?
- Aanpasbare verlichting en geluid: Het kunnen aanpassen van verlichting en geluid is belangrijk, vooral bij verschillende onderdelen van het programma zoals presentaties, discussies en netwerkmomenten.
- Huurprijs: Zorg ervoor dat de locatie binnen het budget past, inclusief eventuele verborgen kosten zoals schoonmaakkosten, parkeerplaatsen, of apparatuur.
- Prijs-kwaliteitverhouding: Vergelijk de aangeboden diensten met de prijs. Een duurdere locatie met meer inbegrepen faciliteiten kan uiteindelijk voordeliger zijn dan een goedkope locatie waar alles apart moet worden geregeld.
- Beschikbaarheid op de gewenste datum: Zorg dat de locatie beschikbaar is op de datum van jullie bijeenkomst. Populaire locaties kunnen maanden van tevoren volgeboekt zijn.
- Flexibiliteit in tijden: Controleer of er flexibele tijdslots beschikbaar zijn, zodat jullie voldoende tijd hebben voor opbouw en afbouw van het evenement.
- Duurzame locaties: Kies voor een locatie die duurzaamheid hoog in het vaandel heeft, zoals energiezuinige gebouwen, het gebruik van lokale en biologische producten voor de catering, en het verminderen van afval.
- MVO-beleid: Steeds meer bedrijven hechten waarde aan MVO. Een locatie die zich inzet voor maatschappelijke verantwoordelijkheid kan aansluiten bij de waarden van het bedrijf of de organisatie.
- Begeleiding en ondersteuning: Sommige locaties bieden eventmanagers die helpen bij de organisatie en logistiek van de bijeenkomst.
- Overnachtingsmogelijkheden: Als de bijeenkomst meerdere dagen duurt of internationale deelnemers trekt, kijk dan naar locaties met overnachtingsmogelijkheden of hotels in de buurt.
- Netwerkmogelijkheden: Overweeg of er voldoende ruimte is voor informele netwerkmomenten, zoals een lounge of bar.
- Ervaringen van anderen: Lees reviews en vraag om referenties van andere bedrijven of organisaties die eerder van de locatie gebruik hebben gemaakt. Dit geeft vaak een goed beeld van de professionaliteit en service.
Met deze overwegingen kun je de juiste locatie kiezen voor een succesvolle zakelijke bijeenkomst, waar zowel de inhoud als de ervaring van de deelnemers centraal staan.
