De hele dag in een meeting zitten… Je kent het wel. Na 1 of 2 uurtjes gaan je gedachtes een hele andere kant op en is het erg lastig om geconcentreerd te blijven. Dit is erg vervelend en zorgt voor veel improductiviteit tijdens je meeting. Lees hieronder de 4 tips om de bijeenkomst zo productief mogelijk te maken.

Tip 1 | Begin met een ander onderwerp 

Start je meeting met een ander onderwerp dan het meetingsonderwerp. Doe bijvoorbeeld even een rondje hoe iedereens weekend was. Of doe een kort spelletje, zoals most likely to. Dit is niet alleen goed voor de band tussen je collega’s, maar ook voor de productiviteit van je meeting. Waarom? Als je de eerste 10 minuten begint met een ander onderwerp, kan iedereen even opstarten. Na die 10 minuten ‘begin’ je pas echt aan je meeting. Je zal al snel merken dat de rest van je meeting veel productiever is.

Tip 2 | Genoeg pauze momenten 

Door het inlassen van meerdere pauzemomenten is het voor ons brein makkelijker om de aandacht erbij te houden. Even de benen strekken of een leuke ervaring van het weekend delen met een collega. Pak een kop koffie of thee met huisgemaakte zoete lekkernijen erbij. Geef je hoofd wat rust. Je zal al snel merken dat dit de productiviteit tijdens je meeting vooruit doet schieten. Aangeraden wordt om zo’n 20 à 30 minuten gefocust te vergaderen en vervolgens 5 minuten pauze te houden. Loop even een rondje door de zaal of ga in gesprek met een collega.

Twee belangrijke tips: ga niet op je telefoon! Dit zorgt voor nog meer onrust in je hoofd en dus nog steeds improductiviteit. Daarnaast is het belangrijk het juist even niet over het besproken onderwerp van de meeting te hebben. Hiermee geef je je hoofd geen rust, je blijft dan bezig met hetzelfde onderwerp.

Tip 3 | Kort maar krachtig

Houd het kort maar krachtig. Veel meetings duren langer dan 4 uur. Dit is erg zwaar voor ons brein. Een groot deel van deze tijd zijn we als mens afgeleid. Door je meeting te verkorten naar maximaal 2 uur, blijft iedereen er beter bij. Als je meerdere onderwerpen te bespreken hebt, is het wijs om niet te veel tijd per onderwerp te besteden. 

Tip 4 | Teambuilding tijdens de meeting

Je kunt je meeting extra productief maken door teambuilding toe te voegen in je meeting. Na zo’n 3 a 4 uur vergaderen is iedereen wel toe aan frisse lucht of beweging. Daarom kan je een activiteit toevoegen aan je programma. Laat dit een halfuur tot een uur duren en je meeting schiet weer als wortels uit de grond. Kasteel Woerden heeft verschillende activiteiten om toe te voegen. Benieuwd naar de activiteiten bij Kasteel Woerden? Bekijk ze direct!

Onze specialisten denken graag met je mee om je meeting zo productief mogelijk te maken. Kom snel langs voor een kop koffie of thee. Plan hier direct een afspraak in.