Waar moet de locatie van jullie event aan voldoen?

 

De perfecte locatie voor jullie evenement: waar moet je op letten?

Het kiezen van de juiste locatie voor je evenement is essentieel voor het succes ervan. Of het nu gaat om een belangrijke vergadering, een inspirerend congres of een onvergetelijk bedrijfsfeest, de locatie bepaalt de sfeer, de efficiëntie en de algehele ervaring. Hier zijn de belangrijkste factoren waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van de ideale locatie:

1. Bereikbaarheid

Een goede locatie is gemakkelijk bereikbaar voor alle gasten, zowel met de auto als het openbaar vervoer. Kies voor een locatie met voldoende parkeergelegenheid en een gunstige ligging ten opzichte van belangrijke vervoersknooppunten. Dit zorgt ervoor dat iedereen probleemloos arriveert, zonder stress of vertragingen.

2. Flexibiliteit van de Ruimte

Afhankelijk van het type evenement dat je organiseert, is het belangrijk om een locatie te kiezen die flexibel is in het inrichten van de ruimte. Heeft de locatie verschillende zaalopties voor kleine en grote groepen? Kun je de ruimte gemakkelijk aanpassen aan je specifieke behoeften? Van vergaderzalen tot grote congreszalen of intieme feestlocaties, de juiste ruimte draagt bij aan een vlekkeloos verloop van je evenement.

3. Technische Voorzieningen

Voor een congres of vergadering zijn de juiste technische faciliteiten cruciaal. Zorg ervoor dat de locatie beschikt over moderne audiovisuele apparatuur, goede wifi-verbindingen en mogelijkheden voor livestreams of hybride evenementen. Dit zorgt ervoor dat je presentaties soepel verlopen en dat je deelnemers optimaal kunnen communiceren, ongeacht hun locatie.

4. Sfeer en Ambiance

De uitstraling van de locatie speelt een grote rol in de algehele ervaring van je gasten. Wil je een professionele en zakelijke uitstraling voor een vergadering of congres, of zoek je een informele, feestelijke sfeer voor een bedrijfsfeest? Zorg ervoor dat de locatie aansluit bij het doel van je evenement. Denk ook aan de inrichting, verlichting en geluidsbeleving.

5. Catering en Faciliteiten

Een goed evenement draait niet alleen om de inhoud, maar ook om de beleving. Kies voor een locatie die hoogwaardige cateringdiensten aanbiedt, of het nu gaat om een uitgebreide lunch tijdens een congres of een feestelijke borrel na een vergadering. Daarnaast is het handig als de locatie beschikt over andere faciliteiten zoals een lounge, een terras of zelfs een slaapoptie voor gasten die van ver komen.

6. Schaalbaarheid en Extra Services

Afhankelijk van de omvang van je evenement wil je een locatie die flexibel is qua capaciteit. Bovendien bieden veel locaties extra services aan, zoals event planning, technische ondersteuning of zelfs een team van gastvrouwen die je gasten verwelkomen. Dit kan de organisatie van je evenement aanzienlijk vergemakkelijken en zorgen voor een soepele ervaring voor zowel organisatoren als deelnemers.

7. Duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Steeds meer bedrijven kiezen voor duurzame en maatschappelijk verantwoorde locaties. Het is de moeite waard om te overwegen of de locatie initiatieven heeft op het gebied van milieu, zoals het gebruik van duurzame materialen, het aanbieden van biologische cateringopties of het beheren van energieverbruik. Dit draagt niet alleen bij aan een duurzamer evenement, maar versterkt ook het imago van je organisatie.


Door de juiste locatie te kiezen, geef je jouw evenement de kans om te bloeien en een blijvende indruk achter te laten. Vergeet niet om niet alleen naar de praktische aspecten te kijken, maar ook naar de beleving die de locatie te bieden heeft. Of je nu een zakelijke bijeenkomst of een feestelijke gelegenheid organiseert, de juiste locatie maakt het verschil!

Jaarlijks huisvesten, verzorgen en/of organiseren we meer dan 2000 evenementen. Een evenement of event is voor ons een georganiseerde bijeenkomst van een groep mensen, waaraan wij de locatie, catering, audio visuele middelen, decoratie, service en andere zaken toevoegen. Van een vergadering tot een productintroductie en van een bedrijfsfeest. Veelal staat bij een zakelijke bijeenkomst de bereikbaarheid (zowel over de weg als per spoor) centraal.

Bij het kiezen van een locatie voor een zakelijke bijeenkomst zijn er verschillende belangrijke overwegingen die een grote impact kunnen hebben op het succes van het evenement. 

Hieronder staan belangrijke punten om rekening mee te houden:

 

DOEL VAN DE BIJEENKOMST
  • Wat wil je bereiken met de bijeenkomst?
  • Type bijeenkomst: Is het een formele vergadering, een congres, een training, feestelijke gebeurtenis of een informele netwerkbijeenkomst? Het doel van de bijeenkomst bepaalt de sfeer en de faciliteiten die nodig zijn.
  • Interactiviteit: Als de bijeenkomst interactieve sessies bevat, zorg dan voor een ruimte die bevorderlijk is voor samenwerking en discussie.
1. Doel van de bijeenkomst Lees minder
LIGGING EN BEREIKBAARHEID
  • Centrale locatie: Kies een locatie die gemakkelijk bereikbaar is voor alle deelnemers, zeker als er mensen van buiten de stad of regio komen.
  • Openbaar vervoer en parkeergelegenheid: Zorg dat er voldoende parkeerplaatsen beschikbaar zijn, of dat de locatie goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.
  • Luchthaventransfers: Als er internationale deelnemers komen, zorg dan dat de locatie dicht bij een luchthaven ligt of goede verbindingen heeft.
2. Ligging en bereikbaarheid Lees minder
CAPACITEIT
  • Grootte van de ruimte: Zorg ervoor dat de locatie voldoende ruimte biedt voor het aantal deelnemers. De zaal moet niet te klein zijn om overvolle situaties te vermijden, maar ook niet te groot, wat kan leiden tot een gebrek aan intimiteit.
  • Ruimte voor breakout-sessies: Bij grotere evenementen is het handig als er meerdere ruimtes zijn voor parallelle sessies of workshops.
  • Is er een garderobe voor de gasten?
3. Capaciteit Lees minder
TECHNISCHE FACILITEITEN
  • Audiovisuele ondersteuning: Controleer of de locatie beschikt over de nodige AV-faciliteiten, zoals projectoren, schermen, microfoons, en een goed geluidssysteem.
  • Internetverbinding: Een sterke en stabiele Wi-Fi-verbinding is essentieel voor presentaties, live streaming, of het gebruik van online tools tijdens de bijeenkomst.
  • Technische ondersteuning: Zorg ervoor dat er op de dag zelf een technische ondersteuning beschikbaar is om eventuele problemen snel op te lossen.
4. Technische faciliteiten Lees minder
SFEER EN COMFORT
  • Interieur en inrichting: De sfeer van de locatie moet aansluiten bij het doel en de stijl van de bijeenkomst. Een zakelijke conferentie vereist een professionele omgeving, terwijl een creatieve brainstormsessie een meer inspirerende en open ruimte kan vragen.
  • Stoelen en tafels: Zijn de meubels comfortabel voor langere sessies? Let op ergonomie en de mogelijkheid om de indeling aan te passen voor verschillende activiteiten.
  • Klimaatbeheersing: Een goede ventilatie, airconditioning en verwarming zijn belangrijk om een comfortabele omgeving te garanderen, ongeacht het se
5. Sfeer en comfort Lees minder
CATERINGOPTIES
  • Koffiepauzes en lunch: Controleer of de locatie catering biedt, en of er opties zijn voor lunch, snacks, en drankjes. Denk ook aan dieetwensen van deelnemers, zoals vegetarische, veganistische of glutenvrije opties.
  • Goede koffie en thee is voor veel gasten een must.
  • Voldoende waterpunten
  • Wat voor catering voeg je toe aan pauze momenten? Een healty break of een brownie energiebooster?
  • Sluit een intensieve bijeenkomst af met een ontspannen moment. Een borrel of diner kan hiervoor een goede invulling zijn.
  • Kwaliteit van de catering: Een goede maaltijd kan de ervaring van de deelnemers verbeteren, dus vraag naar voorbeelden van menu’s of plan een proeverij indien mogelijk.
6. Cateringopties Lees minder
Flexibiliteit en aanpasbaarheid
  • Indeling van de ruimte: Kan de locatie de opstelling van tafels en stoelen aanpassen aan het type bijeenkomst, zoals theaterstijl voor presentaties, U-vorm voor vergaderingen, of ronde tafels voor informele discussies?
  • Aanpasbare verlichting en geluid: Het kunnen aanpassen van verlichting en geluid is belangrijk, vooral bij verschillende onderdelen van het programma zoals presentaties, discussies en netwerkmomenten.
7. Flexibiliteit en aanpasbaarheid Lees minder
KOSTEN EN AANPASBAARHEID
  • Huurprijs: Zorg ervoor dat de locatie binnen het budget past, inclusief eventuele verborgen kosten zoals schoonmaakkosten, parkeerplaatsen, of apparatuur.
  • Prijs-kwaliteitverhouding: Vergelijk de aangeboden diensten met de prijs. Een duurdere locatie met meer inbegrepen faciliteiten kan uiteindelijk voordeliger zijn dan een goedkope locatie waar alles apart moet worden geregeld.
8. Kosten en budget Lees minder
BESCHIKBAARHEID
  • Beschikbaarheid op de gewenste datum: Zorg dat de locatie beschikbaar is op de datum van jullie bijeenkomst. Populaire locaties kunnen maanden van tevoren volgeboekt zijn.
  • Flexibiliteit in tijden: Controleer of er flexibele tijdslots beschikbaar zijn, zodat jullie voldoende tijd hebben voor opbouw en afbouw van het evenement.
9. Beschikbaarheid Lees minder
DUURZAAM EN MVO
  • Duurzame locaties: Kies voor een locatie die duurzaamheid hoog in het vaandel heeft, zoals energiezuinige gebouwen, het gebruik van lokale en biologische producten voor de catering, en het verminderen van afval.
  • MVO-beleid: Steeds meer bedrijven hechten waarde aan MVO. Een locatie die zich inzet voor maatschappelijke verantwoordelijkheid kan aansluiten bij de waarden van het bedrijf of de organisatie.
10. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) Lees minder
EXTRA DIENSTEN EN FACILITEITEN
  • Begeleiding en ondersteuning: Sommige locaties bieden eventmanagers die helpen bij de organisatie en logistiek van de bijeenkomst.
  • Overnachtingsmogelijkheden: Als de bijeenkomst meerdere dagen duurt of internationale deelnemers trekt, kijk dan naar locaties met overnachtingsmogelijkheden of hotels in de buurt.
  • Netwerkmogelijkheden: Overweeg of er voldoende ruimte is voor informele netwerkmomenten, zoals een lounge of bar.
11. Extra diensten en faciliteiten Lees minder
REFERENTIES EN REVIEWS
  • Ervaringen van anderen: Lees reviews en vraag om referenties van andere bedrijven of organisaties die eerder van de locatie gebruik hebben gemaakt. Dit geeft vaak een goed beeld van de professionaliteit en service.
12. Referenties en reviews Lees minder

Met deze overwegingen kun je de juiste locatie kiezen voor een succesvolle zakelijke bijeenkomst, waar zowel de inhoud als de ervaring van de deelnemers centraal staan.