Hybrid events. Dat is dé toekomst. Inmiddels weten we precies hoe we vanuit huis kunnen werken, kennen we zoom of teams op ons duimpje en zijn online vrij-mi borrels helemaal hot. En toch.. missen we het om onze collega’s, sparringspartner of relaties in real life te spreken. Brainstormsessies en het maken van besluiten gaat in real life immers een stuk beter en efficiënter.

Werkt een deel van jullie bedrijf vanuit huis en een deel op kantoor? Dan is een hybrid event dé uitkomst voor jullie! Jullie vergadering, training, congres of personeelsborrel kan dan voor een deel van de groep online plaatsvinden èn voor een deel van de groep op locatie. Hoe je een hybrid event organiseert? Wij zetten alle voordelen en 5 gouden tips voor jullie op een rij!

Alle voordelen van een hybrid event op een rij!

Voordeel 1 | Groter bereik

Daar waar je normaal rekening moet houden met de maximale capaciteit van de evenementenlocatie is bij een hybrid event the sky the limit. Honderden of zelfs duizenden collega’s kunnen online meekijken en een select gezelschap woont het event op locatie mee. Dit zorgt ervoor dat jullie nog meer mensen kunnen bereiken.

Voordeel 2 | Nieuwe doelgroep(en) inspireren

Met een hybrid event bied je de mogelijkheid om nieuwe doelgroepen te bereiken. Potentiële klanten, opdrachtgevers of leden kunnen geïnspireerd worden vanuit huis, hotelkamer of vakantieoord.

Voordeel 3 | Flexibiliteit voor de deelnemers

De deelnemers hebben de flexibiliteit om zelf de keuze maken het event helemaal of voor een deel online bij te wonen.

Voordeel 4 | Meer interactie en dynamiek

Met een live presentatie op locatie en de sferen daaromheen zorg je voor meer dynamiek en betrokkenheid bij de deelnemers. De locatie kan aangekleed worden met jullie logo’s en bedrijfskleuren en zo is het thema van het event nog beter zichtbaar.

Wij geven jullie 5 tips voor een succes hybrid event!

Tip 1 | Maak gebruik van dynamisch beeld

Kwalitatieve camera’s, uitstekend geluid en razendsnel internet. De techniek is bij het organiseren van een hybrid event onmisbaar en erg belangrijk. Maak gebruik van meerdere camera’s om vanuit verschillende hoeken te filmen. Dit zorgt voor een dynamisch beeld, houdt de deelnemers ‘dichtbij’ en zorgt dus voor meer betrokkenheid. Wij stellen jullie graag voor aan onze techniek partner.

Tip 2 | Kies voor een duidelijk thema

Nieuwe klanten werven? Een nieuw product lanceren? Of het hele bedrijf trainen? Met een duidelijk thema zorg je voor een complete storytelling, worden potentiële opdrachtgevers of investeerders enthousiast en zullen ze in de toekomst sneller in contact willen komen met jullie bedrijf. Neem eigen materialen mee, licht de zaal uit in jullie huisstijlkleuren of maak gebruik van en type decoratie. Advies nodig? Wij helpen graag mee.

Tip 3 | Vul pauzemomenten creatief in

Pauze? Kies dan voor een leuke break out sessie door bijvoorbeeld interviews of presentaties te laten zien. Maak op locatie gebruik van een andere ruimte en andere sferen. De deelnemers kunnen zo zelf kiezen welk type content ze willen bekijken.

Tip 4 | Houd het interactief

Kies voor een interactief programma en betrek alle deelnemers bij het event. Maak bijvoorbeeld gebruik van een live chat, poll, quiz of ga voor een online brainstormsessie. Met een beetje creativiteit houd je zo de aandacht erbij en haal je alles uit de kast voor een efficiënt eindresultaat! Een expert inhuren? Wij vertellen jullie graag meer.

Tip 5 | Sterk communicatietraject 

Zorg voor een sterk en helder communicatietraject door de deelnemers vóór, tijdens en na het event te informeren en te enthousiasmeren. Kies voor een gave uitnodiging, inspireer met leuke weetjes of tips of stuur de online deelnemers materialen toe. Zo kunnen de deelnemers niet om jullie hybrid event heen! Het traject na het event is net zo belangrijk! Maak een aftermovie, neem interviews af of deel ervaringen van anderen.

Een succesvol hybrid event begint bij een bijzondere locatie, goede techniek en duidelijke en inspirerende communicatie. Met nog meer bereik liggen er hier genoeg kansen voor een memorabel event.

Even sparren? Je bent van harte welkom voor een kop koffie!